API2S

La gestion des services en toute simplicité.
Maîtrisez et optimisez tous les aspects de votre activité de service ! Créez les propositions de contrats et les contrats les plus évolués (multi-sites, multi-interventions), planifiez les interventions de vos techniciens, générez automatiquement les bons d’intervention, les courriers et les factures en temps et en heure.

5 fonctionnalités en bref.
• Contrats de garantie et contrats de maintenance avec gestion des interventions ponctuelles ou récurrentes
• Planning des techniciens, recherche des disponibilités des techniciens sur la période
• Facturation automatique des interventions selon la couverture des contrats et des appareils
• Historiques des contrats, des appareils et des clients
• Statistiques de rentabilité des contrats et des interventions



Planning des techniciens : Soyez toujours prêt à intervenir

Le planning des techniciens présente l’ensemble de vos interventions à venir pour une date ou une période donnée. Vous souhaitez convenir d’un rendez-vous avec un client… interrogez le logiciel afin de savoir quel jour et à quelle heure vos techniciens seront disponibles pour réaliser cette intervention. D’un simple clic de souris, créez de nouvelles demandes et de nouveaux bons d’intervention directement depuis ce planning. Le logiciel applique naturellement tous les contrôles nécessaires afin d’éviter qu’un même technicien ne soit affecté à deux interventions différentes au même moment.

A chaque appareil sa garantie

Vous faites du SAV, du dépannage, de la réparation ou de la maintenance, Cemis vous permet de gérer toutes les caractéristiques et tout l’historique de chaque appareil. Pour vous éviter toute perte de temps, le logiciel pourra même vous proposer de créer automatiquement l'appareil et le contrat correspondants à la création d'une facture. Notez par ailleurs que plusieurs garanties différentes peuvent être souscrites pour un même appareil et que vous pouvez tout à fait enregistrer des garanties pour des appareils que vous n'avez pas vendus.

Des contrats qui s’adaptent à vos besoins

Cemis s’adapte aux besoins de tous les métiers des services, en vous permettant de créer et de gérer tous les types de contrats possibles. Vous gérez des contrats de garantie: Contrôlez en un instant la durée et les conditions de couverture associées à chaque garantie constructeur ou à chaque extension de garantie que vous avez vendue (pièces et main-d’œuvre, sur site ou en atelier). L’appareil tombe en panne… Cemis tient compte de toutes les garanties souscrites par le client afin de facturer chaque intervention au prix juste ou pour gérer les échanges standards. Vous vendez des contrats de maintenance ou d’intervention: le logiciel vous permet de créer des contrats prévoyant des interventions sur plusieurs sites différents. Plusieurs types d’intervention peuvent être planifiés sur chaque site: réparations, contrôle ou entretien par exemple. Toutes les informations liées à chaque cadre d’intervention sont naturellement enregistrées : la durée et la périodicité des interventions, l’envoi ou non de courriers avant intervention, et surtout les appareils concernés et les conditions de couverture souscrite par votre client. Cemis peut ainsi générer automatiquement les courriers et les bons d’intervention. Vous vendez des contrats pour du service, du conseil, ou de l’assistance téléphonique : définissez le crédit temps et le nombre maximum d’appels couverts par le contrat... au fur et à mesure des demandes et de l’assistance fournie au client, le logiciel décompte automatiquement le temps et le nombre d’appels consommés, du crédit de ce client.

Suivez chaque intervention de la prise d’appel à la facturation

Cemis prend en charge toute la chaîne d’intervention, de l’appel ou de la demande initiale du client, jusqu’à la facturation du service. Evitez les pertes de temps et éliminez les risques d’erreurs associées aux ressaisies inutiles : le logiciel vous permet de transférer successivement une demande en bon d’intervention, un bon en rapport, puis un rapport d’intervention en facture. Cemis permet naturellement de créer des documents d'intervention pour des clients sous contrat ou hors contrat, avec des niveaux de priorité que vous définissez à la volée. Vous faites des interventions sur site… le logiciel calcule automatiquement le montant des frais de déplacement. Un ou plusieurs technicien(s) part(ent) en intervention, sélectionnez le matériel à emporter et les opérations à effectuer pour être sûr de ne rien oublier…

  Facturez vos contrats et vos interventions au prix juste

De retour d’intervention, faites le point en quelques secondes sur le temps et les articles consommés pendant l’intervention. Transférez le rapport d’intervention en facture, et le logiciel calcule automatiquement le net à payer par le client, en fonction des services et des garanties inclus à son contrat. Vous facturez un contrat en une seule échéance, créez instantanément la facture qui va solder ce contrat. Vous facturez un contrat par plusieurs échéances, le logiciel génère automatiquement chaque facture le moment venu. Il ne vous reste plus qu’à imprimer chaque document et à l’envoyer à votre client.

  Laissez le logiciel gérer votre stock en temps réel

Le logiciel met automatiquement votre stock à jour à chaque document de vente ou d’achat. Vous vendez un article arrivant bientôt en rupture de stock, le logiciel vous indique automatiquement la quantité restante disponible. Vous pouvez alors créer une commande afin de reconstituer rapidement votre stock au niveau souhaité. Le logiciel vous permet d’ailleurs de lancer les commandes auprès du fournisseur principal, du fournisseur le moins cher ou de celui présentant les délais de livraison les plus courts. Le logiciel gère naturellement les entrées et sorties de stocks manuelles ainsi que vos opérations d’inventaire.

  Traitements récurrents : le logiciel s’en charge pour vous!

Cemis vous permet de créer des factures, des bons d’intervention et de reconduire chaque contrat. Le logiciel vous propose également des options vous permettant de gérer automatiquement ces opérations récurrentes. Grâce aux échéanciers d’intervention et de facturation des contrats, vous pouvez programmer la génération automatique de ces documents afin d’être sûr de n’oublier aucune échéance d’intervention ou de facturation prévue par les contrats. De même, vous pouvez majorer et reconduire en temps utile les contrats de vos clients sans ressaisie inutile, ou encore générer automatiquement des courriers avant fin de contrats.

  Statistiques : Contrôlez votre rentabilité

Grâce aux statistiques de Cemis, mettez en évidence les coûts et les montants facturés lors des interventions pour chaque appareil, contrôlez le prix de revient et la rentabilité de chaque famille de contrat, identifiez les techniciens les plus efficaces, visualisez la liste de vos meilleurs clients et leur rentabilité respective, ou le palmarès des articles les plus vendus… Des dizaines d'éditions sont à votre disposition pour vous aider à suivre votre activité au plus près. Plusieurs formats de sortie vous sont proposés : écran, PDF, imprimante, e-mail, fax, et éditions dynamiques. Les éditions dynamiques vous permettent de réorganiser en un instant tout le contenu d'une édition sur l’axe ou les axes de regroupement de votre choix.

  Votre Comptabilité sans ressaisie : transférez les écritures comptables de Cemis

Transférez instantanément les journaux d'achat et de vente de Cemis vers la Comptabilité API2S, ou sous forme de fichier ASCII si notre comptabilité n'est pas installée. Ainsi vous récupérez rapidement dans votre comptabilité, et sans aucune ressaisie, toutes les données issues des ventes (négoce, intervention, contrat) et des achats de Cemis.

  Personnalisez vos éditions et vos statistiques selon vos besoins

La présentation et la mise en page des documents valorisent votre image auprès de vos clients et garantissent leur lisibilité. Cemis est livré avec des modèles de mises en page professionnels prêts à l’emploi. Mais vous pouvez aussi très facilement modifier ces modèles, les adapter à l’image de votre entreprise, et à vos besoins. Grâce à ses options de mise en page, de traitement de texte et de calcul, Cemis vous permet de présenter chaque document de manière à lui conférer un caractère unique et à vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin dans le cadre de votre activité de service.

Les fonctionnalités décrites dans cette page correspondent à une version complète du logiciel. Le tableau Comparatif ci-dessous vous permet de contrôler la disponibilité de ces fonctionnalités dans chaque gamme du logiciel.